Gör årsstämman till en aktiv del av din bolagsstyrning
Aktiebolag ska varje år ha en årsstämma, som också kallas ordinarie bolagsstämma. Årsstämman är det högsta beslutande organet i ett aktiebolag och ägarens möjlighet att direkt påverka företagets riktning och ledning.
Så här kan du göra årsstämman till en aktiv del av bolagsstyrningen
Årsstämman är en central del av ditt företags bolagsstyrning och en unik möjlighet att skapa dialog, transparens och långsiktig styrning. Allt för att säkerställa att bolaget drivs i linjen med ägarnas förväntningar. Genom att göra årsstämman till en aktiv och engagerande process säkerställer du inte bara efterlevnad av lagkrav utan stärker även relationerna mellan bolagets ledning, ägare och andra intressenter.
Därför är årsstämman viktig
Årsstämman är ett forum där viktiga beslut fattas om bolagets framtid. Den fungerar som en plattform för att:
Främja transparens:
Årsstämman ger en tydlig bild av bolagets ekonomiska status, prestationer och framtida planer.
Koppla strategiska beslut till verksamhetens mål:
Genom att integrera bolagsstyrning i stämmans beslut skapas en tydlig länk mellan strategi och resultat. Det kan exempelvis handla om beslut att investera i hållbar produktion i linje med företagets långsiktiga mål om minskad klimatpåverkan.
Stärka ägarnas roll:
Genom att ge ägarna möjlighet att aktivt påverka bolagets strategi och beslut – till exempel diskutera om det är dags att investera i ny teknik eller liknande frågor.
Så gör du årsstämman mer aktiv och värdeskapande
För att få ut mer av din årsstämma kan du vidta några enkla men effektiva åtgärder:
1. Förbered mötet väl
Säkerställ att alla deltagare får tillgång till tydlig och relevant information i god tid före stämman. Exempelvis årsredovisning, hållbarhetsrapporter och förslag till beslut.
2. Skapa engagemang under mötet
Inkludera interaktiva moment som frågor och svar, engagerande presentationer och diskussioner kring viktiga beslut. Uppmuntra också en öppen dialog mellan ledning och ägare för att fånga upp viktiga synpunkter och idéer.
3. Utnyttja digitala verktyg
Digitala lösningar möjliggör hybrid- eller helt digitala årsstämmor. Det ger flexibilitet och gör det enklare för fler att delta, oavsett geografisk placering. För att hålla en hybrid- eller helt digital stämma måste vissa krav uppfyllas enligt aktiebolagslagen.
Du kan läsa mer om detta på Bolagsverkets webbplats. Tänk också på att löpande inkludera deltagarna som är med digitalt under stämman.
4. Följ upp och förbättra
Efter mötet kan feedback samlas in för att ständigt förbättra upplägget. Dokumentera vilka beslut som fattades och kommunicera tydligt hur dessa kommer att implementeras i verksamheten.
Läs mer om hur du håller bolagsstämma hos Bolagsverket.
Kom ihåg – efter årsstämman
Årsredovisning:
Förbered och lämna in årsredovisningen till Bolagsverket senast en månad efter årsstämman.
Protokoll:
Säkerställ att bolagsstämmoprotokollet är justerat och arkiverat enligt lagkrav. Läs mer hos Bolagsverket.